במרבית הארגונים במשק נהוג לשלם לעובדים החזרי הוצאות שונות במסגרת תפקידם, כגון: טיסות לחו"ל, מלונות, מוניות, ארוחות, טלפון, השתתפות בכנסים וכד'. החזרי ההוצאות יכולים להיות בסכומים קטנים, אולם לעיתים, לבעלי תפקידים בכירים כגון מנכ"לים ודירקטורים, למשל, סכומים אלה יכולים להגיע לאלפי ש"ח בחודש ואף יותר. בחלק מהארגונים, התשלומים מבוצעים דרך קופה קטנה, בעוד באחרים הם משולמים במסגרת השכר.
לחלק מהעובדים, החזרי ההוצאות הן הדרך היחידה למגע עם כסף - דבר הגורם בחלק מהמקרים לדרישות החזרים כוזבות ולהגדלת מרכיב השכר של העובד בצורה ניכרת.
להלן רשימה של מעילות נפוצות בהחזרי הוצאות:
החזר כפול עבור אותה הוצאה-
ההחזרים הכפולים מתקבלים באחת מהדרכים הבאות:
• דרישה של אותה הוצאה כאשר לא נדרשות החשבוניות המקוריות.
• שימוש כפול בחשבונית מקור ובצילום או סריקה של אותה חשבונית.
• קבלת החזר על אותה הוצאה מכמה גופים קשורים, למשל מחברה-אם וחברה-בת, מרשות מקומית ומהחברה הכלכלית שלה וכד'.
• הצגת חשבונית, שובר תשלום בכרטיס האשראי או קבלה, על אותה הוצאה, וקבלת החזר בגין כל אחד מהם;
• קבלת החזר כפול בגין אותה הוצאה עקב הגשתה לארגון בשני דוחות שונים. לדוגמה: קבלה על ארוחת צו הריים שהתקיימה ב-15 בחודש מוגשת בדוח התקופתי של המחצית הראשונה של החודש, וכן בדוח של המחצית השנייה של החודש
שינוי הסכום או התאריך של החשבונית- שינויים על גבי החשבונית לצורך הגדלת הסכום להחזר יכולים להתבצע באחת מהדרכים הבאות:
• הוספת ספרות לפני או אחרי הסכום המקורי. כך לדוגמה, 42 ש"ח יהפכו ל-142 ש"ח או ל-420 ש"ח.
• שינוי הסכום באמצעות זיוף ספרות. למשל, 0 יהפוך ל-6; 1, יהפוך ל-4, ו- 3 יהפוך ל-8.
• שינוי התאריך המופיע על החשבונית לפי הנהלים שפורטו, במטרה "להכשיר" חשבונית עבור עבודה שבוצעה שלא בימי עבודה או במועד שבו העובד לא היה במקום העבודה.
חשבוניות "פיקטיביות"
• שימוש בחשבוניות שאינן קשורות כלל לעובד או להוצאות במסגרת העבודה, לדוגמה: ארוחות בסוף שבו ע, חנייה בחניון שלא בשעות העבודה וכד'.
• קבלת מספר חשבוניות מאותו ספק או נותן שירותים, לדוגמה - מוניות.
• הגשת חשבוניות הכוללות פריטים שנרכשו לשימוש אישי ועסקי לצורך החזר.
• שימוש בחשבוניות הכוללות הוצאות של גורם נוסף, למשל, בן הזוג (בתי מלון, טיסות).
• שימוש בחשבוניות אשר נרשם בהן סכום שאינו מתאים לסכום ששולם בפועל (לדוגמה, חשבונית מתחנת דלק).
דרכים לאיתור מעילות בהחזרי הוצאות
איתור החזרי הוצאות כוזבים מבוסס על בדיקה יסודית של ההוצאות, ובכלל זה איתור של חריגים, כגון:
• שינוי בכתב היד.
• הוצאות בימי חג, שישי ושבת.
• הוצאות בימים שהע ובד היה בחופשה.
• הוצאות במקומות מרוחקים.
• איתור הוצאות כפולות לאותה הוצאה.
• עריכת שיחות עם ספקים. • בדיקת סבירות ההוצאה.
• השוואה של רמת ההוצאות לפי עובדים
דרכים למניעת מעילות בהחזרי הוצאות
ניתן למנוע מעילות בתחום החזרי הוצאות לעובדים על ידי בקרה נאותה על ההוצאות שמוגשות על ידי העובדים וביצוע בדיקות לצורך אימות ההוצאה והקשר שלה לצורכי הארגון.
בין הפעולות שיכולות לסייע במניעת מעילות מסוג זה ניתן למנות:
הכנת טופס שבו יפרט העובד את תאריך ומקום ההוצאה, מהות ההוצאה וסכומה. בטופס יופרדו ההוצאות לסוגים שונים, כגון: מוניות, חניה, דלק ומזון;
קביעת מועד הגשת הטופס לסופו של כל חודש, כדי למנוע החזר כפול של הוצאה מאותו תאריך בדוחות החזר שונים;
קבלת החזרים רק על בסיס חשבונית מקורית;
מתן החזרים רק כאשר לחשבונית המקור מצורף סרט קופה המפרט תאריך, שעה וכן את סוג הפריט;
חתימה על גב כל חשבונית כדי למנוע שימוש חוזר;
בקרה כי בחשבונית לא בוצעו שינויים ולא נרשמו תוספות. במקרה שמתעורר חשד, יש לצלצל למוציא החשבונית ולהשוות את הרישום עם ההעתק שנותר אצלו;
הנחיה לעובד לרשום על כל חשבונית את הפרטים הקשורים להוצאה, כגון: שמות הסועדים, מטרת הפגישה, נסיעה ממקום למקום וכד';
עריכת בדיקה מול דוח הנוכחות של העובד לצורך איתור חשבוניות בימי שישי, שבת או חג, ימי חופשה, מועדים שהעובד נמצא בעבודה בחו"ל וכד';
עריכת בדיקה של כל ההוצאות לפי ימים ושעות לצורך איתור מקרים של חוסר סבירות. לדוגמה: כניסה לחניון בשעה 14:20 בתל אביב וכניסה נוספת לחניון בירושלים בשעה 14:45;
בדיקה שאין רצף במספרי החשבוניות המתקבלות מספקים שונים;
בדיקות לקביעת סבירות היקף ההוצאה. למשל, השוואה עם חודשים קודמים, השוואה בין עובדים שונים, בדיקת מקום הוצאת החשבונית ובדיקת יחסים שונים, כגון ק"מ לליטר;
התקנת מערכת תדלוק כגון: דלקן/פזומט במכוניות הארגון;
דרישה לצירוף שובר תשלום במקרה של תשלום באשראי;
מתן פומביות לנהלים, לסוג ההחזרים להם זכאים העובדים ולחריגות שהתגלו;
להלן מספר דוגמאות למעילות בהחזרי הוצאות –
דוגמה 1 – מזכיר במושב היה זכאי להחזרים בגין הוצאות שהוציא במסגרת תפקידו. המזכיר נהג במשך שנים לשנות את הסכומים על החשבוניות שהגיש למושב. לדוגמה, ארוחות במסעדה שונו מ-20 ש"ח ל-200 ש"ח. היקף המעילה הסתכם בכ-400,000 ש"ח במשך למעלה משש שנים. כנגד המזכיר הוגשה תלונה במשטרה והוגשה גם תביעה אזרחית שהסתיימה בפשרה בין הצדדים.
דוגמה 2 – ארבע שנות מאסר בפועל ו-275,000 ש"ח קנס גזר בית המשפט העליון על חבר הכנסת לשעבר יאיר לוי, ש היה מנכ"ל קרן החינוך 'אל המעיין', בגין מעילה בסכום של כ-300,000 ש"ח )בערכים נומינליים( בכספי העמותה עליהם הופקד. לוי הורשע ב-141 עבירות של גנבה בידי מנהל, 89 עבירות של זיוף מסמך בנסיבות מחמירות, 5 עבירות מרמה והפרת אמונים ו-144 עבירות של רישום כוזב במסמכי תאגיד. מפסק הדין עולה, כי החל משנת 1987 משך לוי המחאות מחשבונות העמותה, זייפן והפקידן בעזרת רעייתו בחשבונות בנקים פרטיים. להסתרת מעשי הגנבה רשם לוי על ספחי ההמחאות ייעוד כוזב, ולעיתים אף צירף לספחי ההמחאות קבלות שקריות, או קבלות בגין הוצאות שהעמותה לא הוציאה. לוי לא השיב את כספי המעילה.