איתור חריגים שעלולים להצביע על מעילה בחקירה באמצעות כלים ממוחשבים

שכר ומשאבי אנוש

ניתוח הנתונים במערכות המידע של השכר ומשאבי האנוש יכול להביא לממצאים אשר עלולים להעיד על הונאה או על מעילה המתבצעת בחברה. ניתוח הנתונים המופקים יתמקד בעיקר באיתור עובדים פיקטיביים וסכומים חריגים אשר שולמו לעובדים.

בדיקות נפוצות אשר יבוצעו בתחום זה יהיו:

• איתור מספרי תעודות זהות פיקטיביים של עובדים על ידי בדיקת ספרת הביקורת במספרי תעודת הזהות;

• איתור פרטי עובד כפולים על פי קריטריונים שונים, כגון: פרטי בנק, מספר תעודת זהות, כתובות, מספרי טלפון וכל פרט אשר אמור להיות ייחודי לעובד;

• עובדים המקבלים שכר ולא נמצאים בנתוני מערכת משאבי אנוש;

• עובדים אשר מקבלים הטבות שונות, כגון מענקים לילדים, אך לא זכאים להם;

• קפיצות מהותיות בשכר הבסיס או בתשלומים שונים אשר מגיעים לעובד;

• שינויים מהירים בפרטי חשבונות הבנק של עובדים - שינוי ושינוי חזרה בטווח קצר בלוג השינויים של פרטי העובד.

פקודות יומן

פקודות יומן הן הנתונים הגולמיים ביותר אשר מערכות המידע הפיננסיות של החברה מייצרות. חלק מהתנועות מבוצעות באופן אוטומטי וחלקן באופן ידני. פקודות יומן הן הראי של פעילות החברה מה היבט של המערכת הפיננסית, ומעצם העובדה שלא ניתן למחוק את פקודות היומן מתבקשת המסקנה, שניתוח חכם שלהן יכול להביא לממצאים מעניינים אשר עלולים להעיד על הונאה או מעילה בחברה.

בדיקות נפוצות אשר יבוצעו על פקודות היומן יהיו:

• איתור פקודות בסכומים עגולים ו/או גבוהים באופן יחסי לפקודות אחרות מאותו סוג; • איתור פקודות יומן אשר נרשמו בשבת או ביום חג;

• איתור פקודות יומן בכרטיסים לא פעילים;

• איתור פקודות יומן של לקוחות מול לקוחות, המעידות על Lapping (העברת חובות בין לקוחות);

• איתור פקודות יומן של ספקים מול ספקים;

• איתור פקודות יומן של זיכוי הבנק למול חיוב של כרטיסים שלא נבדקים בצורה יסודית; לדוגמה, כרטיסי הכנסות או כרטיסי " פח זבל" (כרטיסי הפרשים), כגון: הפרשי שער, עמלות בנקים וכד';

• בדיקת תנועות רבות של הפרשי ריבית/שער בסכומים חריגים - כרטיסים להם ניתן לשייך פעולות לאיזון חשבונות מבלי שייבדקו;

• ביצוע סטטיסטיקת פקודות לפי משתמש ומציאת משתמשים אשר מבצעים פקודות שאינם מורשים לבצע או שאינן בתחומם;

• איתור פקודות יומן ידניות.

רכש וספקים

נושא הרכש והספקים הוא רגיש, מכיוון שמדובר בכסף אשר יוצא מהחברה. קיימות דרכים רבות להוצאת כספים מהחברה, כגון: יצירת ספקים פיקטיביים, זיוף חשבוניות ספק ופיצול הזמנות/חשבוניות רכש.

הבדיקות אשר ייעשו למציאת חריגים מסוג זה יהיו:

• מציאת ספקים פיקטיביים על ידי בדיקת מספרי עוסק מורשה או ח"פ לא תקינים;

• מציאת פרטי ספק כפולים על פי קריטריונים שונים, כגון: פרטי בנק, מספרי תעודות זהות, כתובות, מספרי טלפון וכל פרט אשר אמור להיות ייחודי לספק.

• הצלבת פרטי בנק של ספקים ועובדים;

• בדיקת הזמנות רכש מפוצלות - לאיתור מקרים שבהם סכום ההזמנה שניתן לאשר הוא מוגבל, ומבצע המעילה עוקף זאת על ידי פיצול הזמנה גדולה למספר הזמנות בסכומים קטנים;

• בדיקת סטטיסטיקת עלויות למוצר - איתור הפרשים מהותיים בעלויות מוצר אשר נרכש ממספר ספקים מקבילים;

• איתור הזמנות/חשבוניות כפולות;

• איתור אי-רציפות או כפילות במספרי המחאות לתשלום לספקים;

• מיקום רחוק של ספקים ממקום העסק.