שלבי החקירה באמצעות כלים ממוחשבים לאיתור מעילות

ראשית, יש להגדיר את התחומים אשר ברצוננו לחקור. לאחר מכן יש לכתוב את תוכנית הביקורת ולהתאים אותה לכלים בהם נשתמש. יש לוודא שכל הנתונים אותם ברצוננו לנתח קיימים במערכות המידע של החברה. השלב הבא יהיה בקשת הקבצים הרלוונטיים ממחלקת מערכות המידע של החברה. לאחר קבלת הקבצים, יש לקלוט אותם לתוכנה ולבצע בדיקות לפי שלושה שלבים עיקריים:

1. הבנת הנתונים ובדיקות השלמות

   השלב הראשון של החקירה הינו שלב בדיקות השלמות. שלב זה מתבצע מייד לאחר קליטת הקבצים. מטרת בדיקות השלמות היא לוודא שנמצאים בידינו כל הנתונים, שהנתונים ש קיבלנו תקינים ושהם נקלטו לתוכנה באופן תקין. לשלב זה יש חשיבות גבוהה מאוד, שכן, בדיקות השלמות יוכלו להצביע כבר בתחילת הדרך על נתונים חסרים או לא תקינים, וכך נחסוך עבודה כפולה בעתיד. בשלב זה נוכל גם לוודא שאנו אכן מנתחים את הנתונים הנכונים; לדוגמה, בביקורת פקודות יומן, אחת מבדיקות השלמות היא לוודא שחתך התאריכים של פקודות היומן שקיבלנו מתאים לתקופה אותה אנו מבקרים על ידי ביצוע פקודת סטטיסטיקה על שדה תאריך המאזן.

   סוגי פקודות התוכנה אשר שלב זה יכלול יהיו:

   • בדיקת תקינות ואיכות נתוני השדות;

   • ספירת רשומות;

   • סכימה וסכימת ביניים של רשומות;

   • סטטיסטיקות של ערכי מינימום ומקסימום או טווח תאריכים;

   • סיווג נתונים;

   • בדיקת פערים ברשומות;

   • בדיקת כפילות ברשומות;

   • מיון רשומות.

   
   

2. ניתוח הנתונים ובניית שדות מחושבים

   שלב ניתוח הנתונים הוא השלב בו נעשה שימוש בפקודות מורכבות יותר, אש ר תוצאותיהן תאפשרנה לנו לנתח לעומק את הנתונים ו/או לייצא ממצאים אמיתיים בהתאם לתוכנית הביקורת. שלב זה כולל פקודות, כגון: סינונים, סיכומי ביניים ובניית שדות מחושבים. בשלב זה משולבות גם הפקודות אשר פורטו כחלק מהבנת הנתונים ובדיקות השלמות.

   סוגי פקודות התוכנה אשר שלב זה יכלול יהיו:

   • ניתוח לפי חוק בנפורד - על פי החוק, ספרות שערכן נמוך נוטות להופיע כספרה הראשונה במספר, יותר מאשר ספרות גבוהות. לדוגמה, ההסתברות שבמספר כלשהו הספרה השמאלית ביותר תהיה "1" גבוהה יותר מההסתברות שהספרה תהיה "9". החוק אינו תקף לגבי מספרים שהוגרלו אקראית (מספרי לוטו, למשל) או לגבי אוכלוסיות שמצטמצמות מראש סביב תחום מצומצם על סקאלת המספרים (למשל, גבהים של בני אדם). ככל שמספר הדגימה גבוה יותר, כך תעלה רמת הדיוק של הבדיקה.

   • סיכומי ביניים;

   • גיול;

   • פילטרים פשוטים ופילטרים בשימוש פונקציות שונות;

   • בניית שדות מחושבים.

3. הצלבת נתונים ובניית קשרים

   לעיתים קרובות, ניתוח הנתונים מתבצע עבור מספר קבצים/טבלאות אשר מתקבלים במקביל ממערכות מידע שונות. כל קובץ מכיל נתונים אשר נחוצים לביקורת, ועלינו לבצע איחוד, צירוף או קישור בין הקבצים.

   הפונקציות הנפוצות לשימושים אלו הן:

   • הצלבת נתונים למציאת נתונים הנמצאים בשני הקבצים;

   • הצלבת נתונים למציאת נתונים החסרים בין שני הקבצים;

   • צירוף מספר קבצים לקובץ אחד מלא. לדוגמה, קבצים ממספר רבעונים לקובץ שנתי אחד;

   • בניית מערכת קשרים ראשונית בין הקבצים