מעילות במלאי ומחסנים

בארגונים רבים במשק קיימים מחסנים ומלאי רב המשמש לצרכים פנימיים או למכירה ללקוחות הארגון. לא אחת, המלאי כולל פריטים יקרים אשר ניתנים לגנבה על ידי מחסנאים, מלקטים, נהגים וגורמים שונים אשר באים איתם במגע. ככל שהמלאי יקר יותר, קל להוצאה מהמחסן וניתן למכירה מחוץ לארגון, גדל הפיתוי הניצב בפני העובדים לבצע גנבות ומעילות בתחום המלאי.

במאמר זה יוצגו מעילות הקשורות למלאי. ההבדל בין גנבת מלאי לבין מעילה במלאי הינו אלמנט ההסתרה של גנבת המלאי. אם מחסנאי יגנוב מלאי מהמחסן, החוסרים יעלו במסגרת ספירות המלאי השוטפות. עם זאת, במידה שהמחסנאי יבצע רישומים כוזבים במערכת לניהול המלאי, הרי שלא יתגלה כל חוסר בספירות. לאור האמור, מאמר זה יתמקד רק בפעולות הכוללות מניפולציה של הרישומים ולא בגנבות כלליות מהמחסן על ידי גורמים שונים במעגלי המלאי השונים.

להלן רשימה של מעילות נפוצות בתחום המלאי:

1. עדכון כמות המלאי במערכת המלאי - בכל מחסן קיימים גורמים מורשים אשר יכולים לבצע עדכונים של כמות המלאי של כל פריט. אפשרות זו נועדה לעדכן את המלאי בהתאם לספירות מלאי יזומות המבוצעות מדי תקופה. פעולות אלו מתבצעות על ידי בעלי סמכות, בפיקוח ולאחר ספירה מאושרת. עם זאת, לא אחת קיימים מחסנים בהם מתבצע עדכון מלאי ללא ספירה מאושרת, לצורך הסתרת גנבת מלאי שבוצעה על ידי עובד במחסן.

2. המרות בין פריט י מלאי שונים - במערכות מלאי רבות קיימת פונקציה של המרה בין פריטי מלאי, שנועדה למצב בו התגלה חוסר ועודף זהה בפריטים דומים, כגון: תה ירוק לואיזה ותה ירוק נענע. הנחת העבודה היא כי בטעות נופק ללקוח המוצר הדומה ולא המוצר שהוזמן על ידו. לאור העובדה כי אין פער כספי בין הפריטים, ההמרה מעדכנת את המלאי ללא צורך בפעולות מורכבות במערכת המלאי. עם זאת, פונקציה כזו יוצרת פתח להמרות של פריטים שאינם מאותה קבוצה, ואף להמרות פריטים יקרים בפריטים זולים. פעולה כזו תקטין את שווי המלאי בספרים וכפועל יוצא מכך - יקטן החוסר.

3. רישום כוזב של השמדות מלאי - דרך נוספת להסתיר גנבה של מלאי הינה באמצעות רישום מנופח של השמדות מלאי בטענה שפג תוקפו או שהוא פגום. רישום פעולות של השמדת מלאי מקטין את המלאי הרשום בספרים ומאפשר לגנוב את ההפרש שהושמד כביכול.

4. ניפוח של כמות המלאי שיצאה מהמחסן - ניפוח הכמות שיצאה מהמחסן יביא להקטנת היקף המלאי הרשום בספרים ויאפשר גניבת המלאי שנופח. מעילה זו אפשרית על ידי רישום תעודת משלוח כוזבת ללקוחות. מעילה כזו יכולה להצליח במידה שחוב הלקוח עבורו נרשמה ההספקה יופיע כחוב אבוד, ולכן הוא לא יתלונן שלא קיבל את הסחורה.

5. הקטנה של הכמות שהתקבלה במחסן - דרך נוספת להקטנת המלאי בספרים הינה באמצעות הקטנת כמות המלאי שהתקבלה בפועל במחסן. במצב זה המחסנאי קולט כמות מסוימת של סחורה במחסן, אולם רושם כי בפועל התקבלה כמות קטנה יותר. יש לציין כי במרבית הארגונים קיימת בקרה של התאמה בין הכמות המופיעה בחשבונית ששלח הספק לבין הכמות שנקלטה בספרים.

6. אי -רישום של החזרות סחורה - חלק מהפעילות של כל מחסן הינה החזרת סחורה מלקוחות. עובדים בעלי הרשאה יכולים לרשום כמות מועטה יותר של סחורה שהוחזרה על ידי לקוחות מזו אשר הוחזרה בפועל, וכך הם יכולים להסתיר גנבות. מעילה כזו יכולה להצליח במצב בו קיימים לקוחות אשר לא מבקרים בצורה נאותה את הזיכוי שהם אמורים לקבל בגין החזרת הסחורה שלהם.

7. ספירות מלאי כוזבות - ביצוע ספירות במחסנים אמור לחשוף גנבות מלאי שבוצעו מאז מועד הספירה הקודמת. עם זאת, ספירה כוזבת וניפוח של כמות המלאי שכביכול נמצאת בפועל, תסתיר את גנבות המלאי. דרכים נפוצות להגדלת המלאי בספירה הינן באמצעות ספירה כפולה של פריטים, העברת פריטים בין מחסנים וספירתם שוב, ספירה של מלאי שלא שייך לחברה, כגון: מלאי שנמכר וטרם סופק ללקוח או מלאי במשגור, טעויות בספירת פריטים, כך שפריטים זולים ייספרו כיקרים, ניפוח כמות שנספרה בפועל, טעות בהכפלות ובסיכומים, ניפוח עלות של פריטים ועוד.

   
   

דרכים למניעת מעילות במלאי ומחסנים

מניעת מעילות בתחום המלאי מורכבת משיפור ההרתעה והבקרה על העובדים העוסקים בניהול המלאי מחד, ועל שיפור תהליכי העבודה, כך שתהיה בקרה על כל פעולה בה קיימת אפשרות לזליגת מלאי.

להלן רשימת נקודות אשר יכולות למנוע מעילות בתחום המלאי:

•  ספירה על ידי שני גורמים של כל פרטי המלאי המתקבלים והיוצאים מהמחסן והשוואה לתעודות המשלוח;

• עריכת ספירות פתע במחסן;

• הכנסה של מערכת לניהול רצפת המלאי אשר מאפשרת איתור פריטים לפי מיקום וכן קליטה וניפוק על בסיס ברקוד;

• התקנת מצלמות בנקודות רגישות במחסן, כגון: קליטה וניפוק סחורות;

• חלוקת המחסן לתתי-מחסנים נפרדים, כגון: מחסן חומר גלם, מחסן אריזות, מחסן תוצרת גמורה, מחסן הנצלות, מחסן השמדות, מחסן פג תוקף וכד';

• ביצוע בקרות על נאותות הקלדת תעודות המשלוח ותעודות החזרות; • ביצוע השמדות מלאי בהשתתפות קב"ט, וקליטת ההשמדות באישור של שני גורמים למערכת;

• ביצוע בקרות אחר מגמות של השמדות מלאי;

• ביצוע תיקונים במלאי רק על ידי שני גורמים;

• סגירת האפשרות לביצוע המרות של פריטים שלא באותו ערך כספי;

• ספירות פתע של כמות המלאי במשאיות יוצאות למול תעודות המשלוח;

• התקנת מערכות איתוראן על המשאיות ואיתור סטייה ממסלול חלוקה;

• מתן אפשרות למחסנאים לרכוש פרטי מלאי במחירי עלות, לצורך הקטנת הפיתוי לגנבות מלאי, וכן לצורכי מעקב אחרי עובדים אשר לא עושים שימוש בהנחה, מתוך הנחה שמי שגונב לא צריך הנחה;

• בדיקות מדגמיות של מעגל תנועות מלאי בפריטים נבחרים;

• ניתוח וזיהוי מגמות של פרטי מלאי חסרים;

• בקרות אחר מעבר של פריטים בין מחסנים שונים, תוך דגש על מחסנים שאינם קשורים זה לזה.

להלן מספר דוגמאות למעילות במלאי ומחסנים –

דוגמה 1 –במחסן של חברה סיטונאית התגלו גנבות מלאי שבוצעו על ידי המחסנאים בשיתוף עם נהגים. החברה ביקשה לבדוק – מדוע, למרות הצהרת העובדים כי הגנבות נמשכו זמן רב, לא התגלו חוסרים מהותיים בספירות הקודמות שבוצעו בחברה. בדיקה של הפעולות במערכת המלאי גילתה כי מנהל המחסן ביצע המרות מלאי בין פריטים יקרים לפריטים זולים, אשר חלקם ללא ערך כספי, כגון: דוגמאות ללקוחות, וזאת בסמוך לספירות המלאי. פעולות אלו הקטינו את השווי בספרים, וכפועל יוצא מכך גם את ההפרש הכספי של החוסרים שהתגלו במחסן.

דוגמה 2 - מחסנאי בחברת מזון גנב סחורות ממחסני הארגון במשך שנים רבות. הוא הסתיר את החוסר במלאי באמצעות רישום דוחות כוזבים של השמדת מלאי שפג תוקפו, וכן באמצעות כניסה למערכת ניהול המלאי ורישום עדכונים תחת הקטגוריה "ספירת מלאי יומית". המעילה התגלתה לאחר שחשבת חדשה של החברה סקרה את כרטיסי המלאי והבחינה בתנועות אשר בוצעו ללא ידיעת ההנהלה. בחקירתו טען המחסנאי, כי מדובר במיון של פרטי מלאי שונים. ואולם, לאחר שהוצגו בפניו נתונים לפיהם היקף הקטנות המלאי גדול מהגדלות המלאי, הודה המחסנאי בגנבה שיטתית של מלאי מהמחסנים.

דוגמה 3 - מנהל חנות אלקטרוניקה גנב במהלך תקופה של שנה מלאי צי וד אלקטרוניקה בשווי של מעל למיליון ש"ח. את מרבית המלאי תרם המנהל לארגונים דתיים אשר השתמשו בציוד בהגרלות לגיוס תרומות. החוסרים במלאי הוסתרו באמצעות רישום החזרות כוזבות לספקים, הכללת החזרת מוצרים לתיקון מלקוחות כמלאי השייך לחנות, וכן ספירת מלאי בערכים נמוכים כמלאי יקר באמצעות שינוי קוד הפריט על הארגז. המעילה התגלתה בעקבות ביקורת מלאי שנערכה בחנות. המנהל הודה בגנבה, וציין כי ביצע אותה לאחר שהובטחו לו ברכות של רבנים ידועים - דבר שיאפשר לאשתו להיכנס להריון.