כתיבת דוח חקירה

התוצר הסופי של עבודת חוקר המעילות הוא דוח החקירה. מידת התרשמותו של מזמין העבודה נקבעת בראש ובראשונה מממצאי הבדיקה, אולם גם מאיכות כתיבת הדוח, סגנונו ואופן הצגת הממצאים שנאספו. למרות החשיבות המיוחסת לכתיבת הדוח, לרוב לא מוקדשת לעניין זה תשומת לב מספקת.

במאמר זה יוצגו נקודות מהותיות, וכן המלצות על אופן כתיבת הדוח או חוות הדעת המסכמות את ממצאי החקירה.

קהל היעד של הדוח

הנתון הראשון אותו יש להביא בחשבון לפני הכתיבה הוא למי מיועד דוח החקירה. לכל קהל יעד צרכים משלו, ולפיכך מומלץ לכתוב את הדוח כך שיענה על צרכיו של קהל היעד אליו הוא מופנה. לדוגמה: מנהלים שהזמינו דוח בנושא מניעת הונאות מעוניינים לקבל את ההמלצות לשיפור הבקרות, ולא את כל הבדיקות שבוצעו בעת העבודה. היקף החומר העצום העובר על שולחן המנהל והזמן המועט המוקדש לכל מסמך, מחייבים כתיבת דוח תמציתי המתמקד בעיקרי הממצאים. מאחר שרק במקרים נדירים יקדיש המנהל זמן לקריאת הדוח המלא, מומלץ לצרף תמצית מנהלים שלא תעלה על שלושה עמודים. במקרים אחרים מוגש דוח החקירה כחוות דעת מומחה לבית המשפט או לעורכי הדין. במקרים אלה, הדוח צריך להיות כתוב בסגנון משפטי, מדויק עד הפרט האחרון, וכן להציג הסברים ותימוכין מלאים לממצאי החקירה. דוח חקירה המיועד לגופי אכיפה חייב לפרט את תהליך העבודה וכן את אופן הבדיקות וסוגן, כדי שגופים אלה יוכלו להתבסס על עבודת המבקר החקירתי להמשך החקירה.

דגשים בכתיבת דוח החקירה

על הדוח לשקף בצורה הטובה ביותר את הפעולות שבוצעו, הממצאים שנאספו והמסקנות אליהן הגיע החוקר. דוח החקירה צריך להיות ערוך בסדר הגיוני, בהתאם לאופי הבדיקה, וכתוב בשפה פשוטה, הברורה גם לגורמים שאינם אנשי מקצוע. במקרים מסוימים, מ בנה הדוח יותאם לסדר חשיבות הממצאים שנאספו, כך שהממצא הראשון שיופיע בו יהיה גם החשוב ביותר. במקרים אחרים, הדוח ייבנה בהתאם לתרשים הזרימה של הנושא הנבדק. דוח החקירה צריך להיות מדויק ולא לכלול השערות או מסקנות שאינן מבוססות על נתונים בדוקים. שימוש מדויק ועקבי במונחים ובשמות לכל אורך הדוח הוא חיוני בדוחות מקצועיים. לסגנון ולצורת הדוח יש חשיבות רבה. מומלץ להקדיש מחשבה לצד האסתטי, ובמידת הצורך אף לצרף לדוח החקירה תרשימי זרימה, טבלאות ושרטוטים. שימוש בכותרת ובכותרות משנה ברורות, וכן צירוף תבליטים, מקילים מאוד על התמצאות הקורא. אורכו של המשפט הוא מרכיב חשוב בנוחות הקריאה והבנת החומר. אחת הטעויות הנפוצות בכתיבת דוחות חקירה היא ניסוח משפטים ארוכים מדי. גורמים מקצועיים ממליצים לא להשתמש במשפטים הכוללים יותר מ-20 מילים.

מבנה דוח החקירה

אף שכל דוח ייחודי ומותאם לסוג הבדיקה, לאופיה ולקהל ה יעד אליו הוא מיועד, לרוב יכלול הדוח את הפרקים הבאים:

א. מבוא

בפרק זה יופיעו הנקודות הבאות:

• מזמין העבודה ותפקידו;

• מועד עריכת החקירה;

• שם הגוף שבו נערכה החקירה;

• הנושאים אותם התבקש המבקר החקירתי לבדוק;

• הפעולות בהן נקט המבקר החקירתי והמסמכים אותם בדק;

• הסתייגויות החוקר לגבי הממצאים, היקף הבדיקה וכדומה.

ב. רקע

כללי פרק זה יכלול:

• תיאור תמציתי של פעילות הגוף שבו נערכה החקירה;

• תיאור תמציתי של השתלשלות האירועים;

• תיאור התהליך או הנושא הנבדק (מומלץ לצרף תרשים זרימה);

• תיאור בעלי תפקידים רלוונטיים.

ג. ממצאים

פרק זה מהווה את לב הדוח ובו יפורטו הממצאים שנאספו, בכלל זה:

• תיאור הבדיקות שבוצעו;

• אופן ביצוע הבדיקות;

• היקף המדגם עליו בוצעו הבדיקות;

• כימות הממצאים;

• תגובות לממצאים שנתקבלו מההנהלה, מהאחראי או מהחשוד.

ד. סיכום

פרק זה, המהווה "תמצית מנהלים" של ממצאי החקירה בתוספת מסקנות הבדיקה, יכלול:

• ריכוז עיקרי הממצאים וכימות הנזק שנגרם;

• הצגת דעתו של המבקר החקירתי לגבי הנושא שהתבקש לחקור;

• ציון סעיפי החוק הרלוונטיים לעבירות שהתגלו;

• ביאור אחריותם של הגורמים הרלוונטיים לממצאים שהתגלו.

ה. המלצות

בפרק ההמלצות נהוג לכלול:

• המלצות שונות כגון: העברה לטיפול משטרתי, הגשת תביעה אזרחית, שימוש בחוקרים פרטיים, העמקת הבדיקות, פנייה למומחים ייעודיים וכדומה;

• המלצות לגבי שיפור הבקרות ותהליכי העבודה בארגון.

ו. נספחים

נהוג לצרף לדוח חומר רלוונטי שנאסף בעת החקירה. בפרק זה ירוכזו כל המסמכים, החישובים והטבלאות, שהכללתם בגוף הדוח עצמו אינה הכרחית להצגת הממצאים ובהירותם. אדגיש כי לפרק זה חשיבות רבה במקרה שהדוח משמש בסיס להגשת תביעה או תלונה במשטרה.

בנספחים ניתן למצוא:

• צילום מסמכים התומכים בממצאי החקירה;

• פסקי דין רלוונטיים או סעיפי החוק;

• חישובים וטבלאות עם נתונים; • תמונות של הנושא הנבדק;

• סטטיסטיקה;

• תמלילי שיחות.

טיפים לכותבי הדוח

• הקדישו זמן לעריכת "שלד" הדוח (ראשי פרקים ועיקרי הממצאים). פעולה זו תחסוך תיקונים רבים בהמשך;

• קראו את דוח החקירה הראשוני פעם נוספת כמה ימים לאחר כתיבתו;

• מסרו את הדוח לקריאה לגורם שלא היה מעורב בחקירה;

• השתמשו במשפטים קצרים וברורים;

• בתום הכתיבה יש לחז ור ולוודא כי כל הנתונים, החישובים והממצאים נכונים;

• שמרו את כל הטיוטות עד לדוח הסופי.