גילוי של חשד למעילה אם במסגרת חקירת מעילה או חקירת הונאה ואם במהלך העסקים הרגיל בארגון מצריך ביצוע של תהליך חקירה מהיר ומקיף לגילוי המעורבים במעילה או ההונאה, כימות העבירה וביצוע פעולות להקטנת הנזק. בתהליך קיימים צמתים אשר נדרשת בהם החלטה לגבי המשך הטיפול. טיפול במעילות והונאות דורש ניסיון רב, אשר מסייע לחוקר בבחירת הפעולות היעילות והטובות ביותר לצורך קיצור זמן הבדיקה וקידום החקירה באופן מיטבי. במסגרת מאמר זה בחרתי להציג אירוע אחד לדוגמה של מעילה שטופלה על ידי במסגרת חקירה, תוך ניתוח הפעולות שיש לבצע בכל שלב והשיקולים לכך.
המקרה המדובר החל עם קבלת מידע לפיו ייתכן כי סמנכ"ל הכספים של הארגון היה מעורב בעבר במעילה גדולה בהיקף של כ-10 מיליון ש”ח בחברה באזור הצפון, ואף נידון לחמש שנות מאסר בגינה. מידע על המעילה שבוצעה בעבר פורסם בעיתונות עם שם העובד. השם הפרטי של סמנכ"ל הכספים ושל המועל הינו זהה, אולם שם המשפחה היה שונה. החשד התעורר כתוצאה מכך ששכר סמנכ"ל הכספים שולם לחשבון בנק על שם אשתו, כאשר שם המשפחה היה זהה לשם המשפחה של המועל, זאת במסגרת תפקידי כרואה חשבון חוקר או מבקר חקירתי.
בדיקת הזהות של סמנכ"ל הכספים – שלב ראשון של החקירה החשבונאית הינו בדיקה האם אכן מדובר באותו אדם. עולה השאלה האם יש מקום לזמן את סמנכ"ל הכספים לצורך בירור הנושא או האם יש לבצע בדיקה חשאית? מצד אחד, ייתכן כי סמנכ"ל הכספים יודה כי אכן הוא זה שביצע את המעילה בעבר, ובכך יחסוך זמן וכסף לארגון. מצד שני, ייתכן ויכחיש, דבר שייאלץ את הארגון לבצע בדיקה, בכל מקרה, ובכך המידע על החשד יתגלה לסמנכ"ל הכספים, מה שעלול לשבש את הבדיקה. בנסיבות העניין, ומתוך כוונה שלא לשבש את תהליך הבדיקה, בוצעה בדיקה מהירה על ידי משרד חקירות, אשר אימת את המידע כי אכן מדובר באותו אדם.
אימות הניסון וההשכלה שנמסרו על ידי סמנכ"ל הכספים – בשלב הבא, לפני התחלת החקירה החשבונאית, חשוב לבחון את המידע שמסר סמנכ"ל הכספים לחברה. האם המידע היה כוזב? לעניין זה חשיבות משפטית לגבי היכולת לפטר אותו ובאילו נסיבות. חשוב לציין כי עצם ביצוע מעילה בעבר, לאחר שעובד כבר ריצה את עונשו, אינה מהווה בהכרח עילה לפיטורין, שכן העובד שילם את "חובו לחברה". מבדיקת קורות החיים של סמנכ"ל הכספים עולה כי הם כללו פרטים כוזבים בכל הנוגע לפרטי הניסיון המקצועי, כמו גם בתיאור ההשכלה שלו.
איתור נכסים הרשומים על שם סמנכ"ל הכספים – לאחר אימות המידע כי אכן מדובר באותו אדם, קיימת חשיבות לביצוע חקירה כלכלית או חקירה חשבונאית מהירה לצורך איתור נכסים הרשומים על שם סמנכ"ל הכספים. פעולה כאמור חיונית בשלב זה, שכן ככל שיתגלה בהמשך כי בוצעה מעילה גם בארגון, הרי שיהיה צורך להטיל עיקול על אותם נכסים. קיים חשש כי סמנכ"ל הכספים יעביר נכסים אלו או יעלים אותם עד שהחקירה תושלם.
חקירה גלויה או סמויה – בשלב זה יש לקבל החלטה לגבי התחלת החקירה החשבונאית או החקירה הכלכלית. בנסיבות העניין קיימות שתי אפשרויות – חקירה גלויה או סמויה. חקירה סמויה תאפשר אולי בזמן אמת לאתר מעילה שמבוצעת, מנגד חקירה סמויה הינה מורכבת מאוד, מאחר וסמנכ"ל הכספים נמצא עדיין בתפקידו, והעובדים תחתיו לא ישתפו פעולה בצורה מלאה. ייתכן כי סמנכ"ל הכספים ימחק וישבש מידע בזמן ביצוע הבדיקה במידה שמידע על התרחשותה יגיע לאוזניו. בנסיבות העניין העדיפות הברורה היא להוצאת סמנכ"ל הכספים לחופשה באופן מיידי ולביצוע חקירה גלויה. חשוב לציין כי מאחר והוא בכל מקרה לא יחזור למקום העבודה, הרי שאין מקום להשאיר אותו בתפקיד, בניגוד למקרים בהם קיים ספק לגבי האשמה של העובד.
בירור עם סמנכ"ל הכספים – לאור העובדה כי לא קיים כל קצה חוט לביצוע מעילה על ידי סמנכ"ל הכספים, הרי שאין כל מקום לתשאל אותו בשלב זה של החקירה. ביצוע שיחה עימו יכולה רק לפגוע בתהליך העבודה ולאפשר לו לשבש את החקירה. הסיכוי להוצאת הודאה מעובד שכבר היה מעורב במעילה קודמת ללא הוכחות הינה בסבירות נמוכה מאוד.
הוצאה לחופשה – כאמור, ידוע לנו כי מדובר באדם שהיה מעורב במעילה קודמת, וכי הוא מסר פרטים כוזבים לגבי עברו וניסיונו. בנסיבות העניין מומלץ להוציא אותו לחופשה בתשלום לצורך שמירה על מערכת יחסים של עובד-מעביד, הדרושה לתשאול בסוף החקירה. חשוב לציין כי פיטורי סמנכ"ל הכספים יביא לרוב להחמרה של המצב.
איסוף מידע – שלב ראשון בכל חקירה חשבונאית או חקירה כלכלית הינו איסוף מידע על החשוד. חשוב לאסוף מידע באמצעות משרד חקירות על כל בני משפחתו, שכן ייתכן והם קשורים לקבלת כספים מהחברה. בנוסף, חשוב לקבל מידע על כל החברות הקשורות אליו ואל בני משפחתו, מידע על זיקה לחשבונות בנק וכל מידע נוסף שניתן לאסוף על החשוד. חשוב לבצע בדיקה בכל מאגרי המידע הרלוונטיים, כולל תביעות משפטיות, תיקי הוצאה לפועל ועוד.
בחינת מערך ההרשאות – עם תחילת החקירה הכלכלית או החקירה החשבונאית חשוב להבין את מערך ההרשאות שיש לסמנכ"ל הכספים. לאור העובדה שקיימות אפשרויות רבות לביצוע מעילה בחברה, וכאמור, אין כיוון ברור, הרי שיש צורך למפות את יכולתו לבצע מעילה. כך לדוגמה, חשוב לראות האם יש לו הרשאה לרישום פקודות יומן, הקמת עובדים, ביצוע העברות כספיות, ועוד. בהתאם לממצאים שעולים יש לכוון את המשאבים לצורך ניתוח התהליכים בהם קיימת אפשרות גבוהה יותר לביצוע המעילה.
ניתוח אירוע מעילה קודם – כחלק מתהליך החקירה הכלכלית או החקירה החשבונאית, חשוב לנתח את המעילה הקודמת שבוצעה על ידי סמנכ"ל הכספים. שיחות עם בעלי תפקידים בחברה בה בוצעה המעילה יכולות לחשוף דפוסי פעולה שייתכן וחוזרים על עצמם, שיטות הסתרה של המעילה, וכן לענות על השאלה – האם סמנכ"ל הכספים מבצע לבד את המעילה או נעזר בעובדים או במשתפי פעולה. חשוב לאסוף גם מידע לגבי האופי שלו ומידת שיתוף הפעולה שלו לאחר שהתגלתה המעילה.
שיחות עם עובדים – אחד ממקורות המידע הטובים ביותר הם העובדים שהיו כפופים לסמנכ"ל הכספים. עובדים אלו יכולים למסור מידע על דרישות חריגות שקיבלו ואשר לא נראו להם סבירות באותו מועד, שאותן הם ביצעו בשל הסמכות של סמנכ"ל הכספים. בנוסף, ניתן לבדוק האם היו תחומים אשר סמנכ"ל הכספים דרש לטפל בהם בצורה אישית וללא בקרה; האם קיימים ספקים שתנאי התשלום שלהם היו חריגים או שהייתה התערבות חריגה לשלם להם מהר או ללא כל בדיקה; המחאות של גורמים שסמנכ"ל הכספים ביקש להעביר אותם אישית וכד'.
בדיקת חשבון הבנק אליו הועבר השכר – בדיקה ראשונית ובסיסית הינה בדיקה של כל העברות הכספים שבוצעו לחשבון הבנק של אשתו של סמנכ"ל הכספים. על פניו, אמורות להיות רק העברות שכר. כל העברה נוספת צריכה להיבדק בצורה דקדקנית. רבים שואלים האם סביר כי עובד יבצע מעילה תוך שימוש בחשבון בנק שלו או של גורם מקורב אליו. התשובה הינה חיובית, שכן מאחר ועובדים מודעים לכך כי אין בקרה שתאתר את המעילה, הם מעדיפים להעביר כסף לחשבון שנמצא בשליטתם מאשר להשתמש בחשבונות אחרים.
חברות בבעלות העובד ומקורבים – לאחר קבלת דוח החקירה הכלכלית או החקירה החשבונאית, ניתן לבדוק האם קיימים ספקים או בוצעו העברות לחברות בשליטת סמנכ"ל הכספים ובני משפחתו. אחת הדרכים הינה באמצעות הקמת ספקים פיקטיביים וביצוע תשלומים. בדיקה, כאמור, הינה כירורגית, ומאפשרת בדיקה ממוקדת במקום לבדוק את כל הספקים שנפתחו בחברה.
ספקים חדשים או חשודים – בדיקה חשובה נוספת הינה של כל הספקים שנפתחו מהמועד בו התקבל סמנכ"ל הכספים לחברה. ספקים, כאמור, צריכים להיבדק בצורה יסודית. כמו כן, חשוב לעבור על רשימת הספקים למול גורמים בחברה כדי לבחון האם קיימים ספקים במקומות מרוחקים או ספקים בתחומי פעילות שלא קשורים לחברה.
ניתוח פקודות יומן חריגות – חלק מרכזי בבדיקה מבוסס על ניתוח פעולות חריגות בהנהלת החשבונות. במסגרת בדיקה זאת יש לבחון את כל פקודות היומן שנרשמו על ידי סמנכ"ל הכספים. לאור העובדה שכלל לא אמורה להיות לו הרשאה לרישום פקודות יומן, הרי שביצוע רישום כזה הינו קריטי לבדיקה. בנוסף לאמור, יש לבחון פקודות יומן חריגות, כגון הוצאות שלא דרך כרטיסי ספק, למשל: בנק למול הוצאה, פקודות יומן לא סבירות כגון ספק מול ספק, לקוח מול לקוח, פקודות מול כרטיסי מעבר וכרטיס עמלות הפרשי שער וכד'. כמו כן, יש לבדוק פקודות בשעות חריגות ובימי שישי, שבת וחג.
תשלומים לעובד או לקרובי משפחתו – מערכות המידע במרבית הארגונים היום מאפשרות לבצע חיפוש של המחאות/תשלומי מס"ב/העברות לפי שם מוטב. כאמור, בשלב הראשון בוצעה חקירה מקיפה, במסגרתה התקבלו כל קרובי המשפחה של סמנכ"ל הכספים. לאחר קבלת המידע ניתן לבדוק האם קיימים עובדים בארגון שקיבלו שכר והקשורים לסמנכ"ל הכספים או שבוצעו תשלומים למוטבים הקרובים אליו, גם אם שם הספק שונה משם המוטב.
חיפוש בחדר העובד במחשב ובמיילים – חיפוש בחדר העובד, במחשב האישי שלו ובמיילים שלו יכול לגלות קצה חוט לפענוח המעילה. לעניין זה יש להתייעץ עם עורך דין המתמחה בדיני עבודה כדי לא לעבור על החוק, שכן מחד קיימת זכות המעביד לבדוק לעומק חשדות חמורים לאי סדרים ומאידך קיימת זכות העובד לפרטיות. במסגרת החקירה יש לאזן בין זכויות אלו ולפעול בצורה מיטבית. לפי הפסיקה והלכות הקיימות בנושא, ביניהן הלכת "איסקוב", ניתן לבדוק מייל של עובד רק אם נתן לכך הסכמה מודעת מראש וכאשר קיימות נסיבות חריגות המצדיקות זאת, וגם זאת כצעד אחרון. לעניין חיפוש במחשב העובד, הרי שמדובר ברכוש החברה ולמעסיק קיימת אפשרות לבדוק האם נמחקו קבצים מהמחשב, והאם נשמרו על המחשב קבצים בעלי שמות חשודים. חיפוש בחדר העובד אפשרי ועדיף שייעשה בליווי של קב"ט הארגון. אין לפרוץ מגירות נעולות ואין לפתוח תיק של עובד שהושאר בחדר.
הגשת תלונה במשטרה – נשאלת השאלה האם לאור הממצאים קיימת חובה להגשת תלונה במשטרה. התשובה הינה כי לא קיימת כל חובה כזו, והדבר נתון לשיקול דעת החברה. רבים טועים בנקודה זאת עקב בלבול הקיים למול סעיף 262 לחוק העונשין הדן בנושא אי-מניעת פשע. במקרה הנ"ל, אין מדובר באירוע מסוג פשע, שעומד להתרחש ויש צורך למנוע אותו, אלא בפעולה שכבר התרחשה. התשובה הנ"ל לא תשתנה גם אם מדובר בחברה ציבורית, למרות ששם קיימת חובה לדיווח מיידי על אירוע מהותי, אולם לא על הגשת תלונה במשטרה. יש לציין כי במרבית המקרים חברות לא מדווחת למשטרה על מעילה משיקולים שונים בהם: פגיעה במוניטין הארגון, מו"מ עם המועל להשבת כספים, חוסר אמון במשטרה ובמערכת המשפט, עלות מול תועלת ועוד. כמובן שלהחלטה כזו יש השפעה על ההרתעה בארגון.
תשאול סמנכ"ל הכספים – שלב אחרון בחקירה הינו תשאול העובד, קבלת גרסתו לאירוע והחלטה לגבי הגשת תלונה במשטרה; הגשת תביעה או ניהול מו"מ להשבת הכספים. לפני ביצוע התשאול יש לאסוף מידע רב ככל האפשר על האישיות של סמנכ"ל הכספים ולהכין תוכנית לחקירה. יש להתאים לכל נחקר את החוקר שעימו הוא יתחבר בצורה הטובה ביותר. בנוסף, יש לאסוף בצורה מסודרת את כל המידע שהתקבל. חשוב להדגיש כי בתשאול אין להתנות השבת כספים למול אי-הגשת תלונה במשטרה. מומלץ כי החקירה תתועד בווידאו ואודיו כדי למנוע טענות עתידיות של עובד לגבי לחצים שהופעלו עליו. חשוב לציין כי להודאה של העובד אין כל נפקות משפטית במידה שלא הוסברו לו הזכויות הבסיסיות שלו כגון הזכות לאי-הפללה עצמית והזכות להתייעצות עם עורך דין, כפי שעולה מהלכת "יששכרוב".